Zaplanowaliśmy system umożliwiający tworzeniem personalnych ankiet dla uczestników szkoleń

Już jakiś czas temu zwróciła się do nas trenerka biznesu z zapytaniem czy możemy pomóc jej w usprawnieniu czasochłonnego i powtarzalnego procesu związanego z tworzeniem personalnych ankiet dla uczestników organizowanych przez nią szkoleń.

Zadanie było bardzo ciekawe i z chęcią przystąpiliśmy do pracy. Na początek umówiliśmy się na rozmowę telefoniczną w trakcie której staraliśmy się zrozumieć charakter pracy i potrzeby naszej klientki. Już na tym etapie prac doszliśmy do wniosku, że chcemy ograniczyć dostęp do generatora pliku PDF tylko dla uczestników szkoleń. Aby zrealizować to założenie postanowiliśmy dodać dodatkowy krok - po zalogowaniu do panelu administracyjnego nasza klientka, będzie dodawać listę uczestników szkoleń, do których zostaną dopiero rozesłane maile z linkami do ankiet. Mając w głowie wszystkie ustalenia przystąpiliśmy do tworzenia specyfikacji technicznej.

Etap wstępny - specyfikacja projektu

Zadanie miało polegać na stworzeniu systemu online, który na podstawie zdefiniowanych parametrów (danych podanych w formularzu), wygeneruje dokument pdf ze szczegółowym opisem (opis zostanie wygenerowany automatycznie na podstawie zdefiniowanych informacji przypisanych do konkretnych wartości pozycji w formularzu)

Zasady działania aplikacji:
1. Administrator strony loguje się do panelu administracyjnego
2. Dodaje nowego użytkownika - dodając jego email (i może dodatkowe dane typu imię i nazwisko) - w trakcie warsztatów z klientką doszliśmy do wniosku, że możliwość wygenerowania raportu powinna dotyczyć tylko uczestników szkoleń - w trakcie których pozyskiwana była lista adresów email
3. Po zapisaniu danych wygenerowany zostaje indywidualny link to ankiety - link zostanie automatycznie wysłany do użytkownika w formie wiadomości email
4. Użytkownik klika w link z maila i jest przekierowany na podstronę z ankietą. Tutaj uzupełnia 5 pól (są to pola typu select - czyli wartości wybiera ze zdefiniowanej listy) i klika przycisk wyślij
5. Na podstawie zdefiniowanych wartości generowany jest dokument PDF - który pojawia się na podstronie w formie linku do pobrania i wysyłany na adres email użytkownika.
6. Informacja o dacie w jakiej użytkownik wygenerował plik PDF oraz sam plik są zapisywane w panelu administracyjnym

Informacje techniczne
- dostęp do ankiety mają tylko użytkownicy dodani za pomocą panelu administracyjnego i otrzymają indywidualny link  (ankieta nie jest ogólnodostępna)
- użytkownik może tylko jeden raz raz wygenerować plik PDF
- link do ankiety będzie ważny tylko przez zdefiniowany okres czasu (np. 1 miesiąc) - po tym czasie dostanie informację, że wygasł
- administrator będzie miał możliwość dodawania nowych rekordów na ten sam adres email (jeśli użytkownik pomyli się wpisując dane i zgłosi do administratora lub jeśli po jakimś czasie będzie chciał uzupełnić nowe dane.

Zakres prac
Prace graficzne:
- projekt graficzny frontendu aplikacji (ankiety i podstrony widocznej po wysłaniu)
- projekt graficzny dokumentu PDF
- projekt wiadomości email

Prace programistyczne
- szablon HTML strony przygotowany w technologii RWD (automatyczne dostosowanie strony do urządzeń mobilnych)
prace programistyczne (frontend + backend)

Etap projektowo-programistyczny

Prace rozpoczęliśmy od przygotowania projektu graficznego raportu PDF. Na podstawie dostarczonej treści przygotowaliśmy projekt kilkunastostronicowego dokumentu gdzie cześć podstron miała mieć charakter statyczny (ta treść zawsze miała być taka sama) - a część dynamiczny (dopasowana do pól formularza wypełnionych przez uczestnika szkolenia).

Dokument rozpoczynał wstęp, przedstawiający ogólną ideę i klientkę, następnie kilkanaście stron zawierał opis generowany na podstawie wypełnionych danych, na koniec znajdowały się ćwiczenia, miejsce na własne uwagi i dane kontaktowe.

Etap programistyczno-wdrożeniowy

Po akceptacji projektu graficznego raportu przystąpiliśmy do prac programistycznych.

W trakcie prac okazało się, że ręczne dodawanie adresów było bardzo czasochłonne - dodaliśmy więc opcje umożliwiającą import pliku CSV. Wystarczyło, że klientka przygotowała tabelkę w exelu z listą wszystkich uczestników - taki plik można było zaimportować do systemu by automatycznie utworzyć wszystkie linki.

Dodatkowe rozwiązania technologiczne:
1. Aby użytkownik mógł wygenerować raport - stworzyliśmy specjalny token (link z unikalnym numerem) - token ten tworzony jest w momencie dodania adresu email w systemie i umożliwia wygenerowanie 1 raportu. Jeśli użytkownik pomyli się lub nie wygeneruje raportu w czasie jakim link jest aktywny - wówczas będzie musiał  skontaktować się z administratorem aby mógł wygenerować mu nowy link
2. Umożliwiliśmy administratorowi stworzenie wielu linków do raportów na jeden adres email.
3. Dodaliśmy w systemie możliwość modyfikacji tekstów opisujących talenty

Uruchomienie aplikacji

Po zakończeniu prac programistycznych i zakończeniu etapu testów, aplikację zainstalowaliśmy na serwerze klientki. Teraz wystarczyło tylko zaimportować listę adresów email i pierwsi klienci mogli zacząć korzystać z generatora pliku PDF.

System okazał się dużym sukcesem. W przeciągu ostaniach dwóch lat udało się wegenerować kilkaset raportów dla licznych uczestników szkoleń.
Cieszymy się, że nasza praca pomogła w automatyzacji pracy naszej klientki i przyspieszyła czas oczekiwania na raport przez uczestników szkoleń.

Jest wspaniale. TO mój raport:))))
podziękuj ode mnie bardzo !!!!
Korzystając z okazji chciałam BARDZO serdecznie podziękować Wam za pracę i życzyć samych łatwych aczkolwiek rozwojowych zleceń i klientów.
Życzę Wam samych sukcesów! i fantastycznych projektów:)