Dla firm które potrzebują lepszej kontroli nad prowadzonymi pracami oraz możliwość przekazywania zadań poszczególnym pracownikom stworzyliśmy system w chmurze Coal Support. Celem było umożliwienie płynnego i prostego przekazania zadania zleconego przez klienta bezpośrednio do osoby realizującej dane zadanie. Ponadto, system umożliwia kontrolę czasu przez klienta oraz możliwość określania kosztorysu prac.
Zarządzanie projektem może być bardzo chaotyczne i czasochłonne - ginące maile, zapomniane informacje przekazane przez Slack’a czy błędnie zinterpretowany i błędnie zrealizowany task to problemy tożsame z każdym projektem, zadaniem czy zleceniem. Jest to odwieczny problem z przepływem informacji i komunikacją, które przecież są powtarzalnymi czynnościami, które można usprawnić, a które nieusystematyzowane mogą prowadzić do poważnych błędów, generować zbędne koszty oraz frustrację.
Gotowe, zestandaryzowane rozwiązania wymagają wielu zbędnych czynności, które w ogólnym rozrachunku nie tylko nie zmniejszają ilości pracy przy obsłudze zlecenia czy zadania, ale mogą w ekstremalnych warunkach wymagać większych nakładów pracy niż chaotyczne zarządzanie przez Slack’a, Discord’a czy Teams oraz w żaden sposób nie wpływają na błędną interpretację zadania.
Założenie było proste, chcemy aby to klient stworzył „karteczkę post-it”, project manager przykleił ją na monitorze odpowiedniego specjalisty, a następnie odkleił ją gdy potwierdzi wykonanie zadania i odesłał do klienta.
Dlatego zaplanowaliśmy i wdrożyliśmy system, który ze strony klienta wymaga jedynie dodania zgłoszenia i załączenia odpowiednich plików. Następnie project manager sprawdza zgłoszenie, klasyfikuje, doprecyzowuje i przekazuje do odpowiedniego specjalisty jednym kliknięciem. Po realizacji project manager otrzymuje informację z systemu o przekazaniu przez specjalistę zadania do testów - po oznaczeniu przez niego zadania jako zrealizowane i określeniu ilości godzin spędzonych nad zadaniem. Po potwierdzeniu może on przesłać pojedynczą lub zbiorczą informację automatycznie, bezpośrednio z systemu do klienta.
Co więcej, w przeciwieństwie do karteczek Post-It system pozwala na pełną kontrolę historii zgłoszeń, kontrolę ich kosztów oraz efektywny przepływ informacji bez konieczności powtarzania, powielania czy błędnej interpretacji zadań. Przekazywanie zadania od specjalisty do specjalisty, kolaboracja poprzez komentarze i przypinanie zadań do wielu osób czy system priorytetów oparty o deadline sprawiają, że zarządzeni projektem jest proste i ekstremalnie efektywne.
zredukowany czas realizacji i przekazania do specjalisty krytycznego zgłoszenia z 3 godzin do 30 minut
rozwiązanych lub przyjętych i przypisanych zgłoszeń w przeciągu 1h
zgłoszeń zrealizowanych przez specjalistów bez konieczności doprecyzowania zgłoszenia
Wszystkie dostępne rozwiązania do zarządzania projektami mają jedną, kluczową wadę. Są zbyt rozbudowane przez co mało czytelne. Projektując system skupiliśmy się na prostocie i automatyzacji - klient wprowadza zgłoszenie, zgłoszenie jest przekazywane do specjalisty a następnie jest realizowane. Dzięki tak prostej strukturze zarządzanie projektem sprowadza się do wyboru specjalisty i w praktyce może być realizowane niemalże jednym kliknięciem.
